Guiden til en succesfuld firmafest

Her følger en kort gennemgang af de væsentligste ting, man skal være opmærksom på som arrangør af en komplet firmafest.

1. Lokation

Lokationen er det allervigtigste og skaber rammerne om jeres firmafest. Det er det første, man ser ved ankomsten, og det præger alle andre komponenter i firmafesten. Hvis man holder firmafesten i meget smukke og mondæne lokaler, så smager maden også bedre, og musikken synes også at lyde bedre. Men husk et meget smukke omgivelser også stiller større krav til firmafestens øvrige aktiviteter og indhold. Ja, selv invitationerne skal afspejle lokationens kvalitet og beskaffenhed. Vær desuden opmærksom på temperaturen i lokalet under festen – hverken for koldt eller varmt.

1. Indbydelser og bordkort

En komplet firmafest bliver kun helt komplet med de rette invitationer og bordkort. Firmaets profil og firmafestens lokation og tema bør diktere tryksagernes design og udtryk. Men når det er sagt, er der alt efter temperament frit spil. I de senere år har der været en tendens til, at mange firmaer ønsker at skille sig ud og at gøre tingene på en ny og innovativ facon. Der er med andre ord ikke længere noget med, at “vi plejer”. Tværtimod ønskes der på alle måder nytænkning i firmaet, og det kommer særligt til udtryk ved virksomhedens årlige fest.

1. Catering

Næstefter lokationen så er maden det vigtigste til en god og komplet firmafest. Men maden signalerer også firmaet og ledelsens image og profil. F.eks. vil alt for traditionel mad vise en virksomhed uden progression, hvor alt er ved det gamle, og man gør tingene, som vi plejer. Med mindre der er tale om et bevidst valgt af klassiske retter eksempelvis stegt flæsk og persillesovs, som for tiden oplever en renæssance og er blevet kult i den yngre del af befolkningen. Omvendt så må maden heller ikke blive for elitær i forhold til firmaets ansatte. Som regel handler det om at “ramme lige i midten” og sikre en menu, som de fleste kan lide. Det samme gælder vinen og øvrige drikkevarer. For både mad og drikke gælder, at det for alt i verden ikke må tage overdreven opmærksomhed og slet ikke blive et negativt samtaleemne under firmafesten. Hvis der er tale om buffet eller andet, som kræver logistik, er det især meget vigtigt, at dette forløber gnidningsfrit uden for lang kø, ventetid o. lign.

1. Dinnermusik

Alt efter budget og smag kan alle elementer i en komplet firmafest ledsages af musik: Under velkomstdrinks’ne, under middagen, som intimkoncert inden/under desserten, til dans og under natmaden osv. Vælger man musik gennem hele firmafesten, skal man især være opmærksom på, at solistiske instrumenter som sang, saxofon, violin o. lign. kan tiltække for megen opmærksomhed og virke lettere irriterende for gæster, som ønsker at tale sammen. Det er vigtigt som arrangør at skelne mellem baggrundsmusik og den øvrige musik. I forhold til dinnermusikken må denne ikke blive for høj, og er man et lille sted, vil akustiske instrumenter som harpe, guitar og til dels klaver/flygel forplante sig bedre i lokalet og være mere behagelige end forstærkede instrumenter.

1. Dansemusik

I den komplette firmafest udgør dansemusikken den væsentligste og mest betydningsfulde musik. Utallige kopiorkestre, konceptbands og DJs tilbyder sig. Og det er da også umiddelbart en både bedre og billigere løsning at engagere et kopiorkester, som kan spille alle de kendte hits. Men vælger man at booke et band, som man ikke selv har hørt eller fået anbefalet, er det bedst, hvis man kan få en liveoptagelse fra en af bandets optrædener. På den måde får man hurtigt en idé om stilen og kvaliteten. Vel lyder det aldrig supergodt på f.eks. en iphone-video, men man får alligevel et langt bedre indtryk på en liveoptagelse end en studieoptagelse. I dag kan man jo tune og klippe i det uendelige, så en eventuelt studiedemo slet ikke afspejler, hvad man får i praksis til sin firmafest. Vær i den sammenhæng også opmærksom på, i hvor høj grad en liveoptagelse er efterredigeret. Hvis man har pengene, kan det være en god idé at booke et band med f.eks. to kendte gæstesolister eksempelvis en kvinde og en mand. Hvis disse solister kan godkende musikerne, så har man samtidig en rimelig garanti for, at de spiller ordentligt.

1. Udsmykning, scene og lys

Det kræver ikke altid så meget, som man tror, at skabe en hyggelig stemning til firmafesten. Med lidt opfindsomhed og den rette lyssætning ved bordene under spisningen og på dansegulvet kommer man langt. Dertil kommer bagtæppe på scenen, loftudsmykning m.m. Det vigtigste er, at man tænker tingene i gennem og sætter penge og tid af til en kreativ udsmykning, som matcher firmafestens tema og anledning.

1. Underholdning

En komplet firmafest med stil byder naturligvis på god underholdning. Det kan være alt lige fra stand-up, komik, trylleri til musik og teambuilding. Decideret foredrag hører ikke til på en festaften – heller ikke selvom det er en kendt person som eksempelvis Ulrik Wilbek eller B.S. Christiansen. Gem det til kurset eller medarbejderdagen. Ligesom med maden markerer også underholdningen til jeres firmafest firmaets stil og sender nogle klare signaler om virksomhedens identitet. Derfor et det f.eks. vigtigt ikke at engagere afdankede kunstnere, som toppede for to år siden. Da er det bedre med et “ubeskrevet blad” på vej frem. Find noget som rammer bredt og ikke bliver for plat.

1. Brug et eventbureau

I kan sagtens selv arrangere jeres firmafest, men det kræver meget forberedelse. Arbejder man til daglig med helt andre ting, har man slet ingen forudsætninger, hvorfor man helt sikkert ender med at bruge mere tid og vælge dårligere løsninger end et professionelt eventbureau. Dertil kommer, at et eventbureau gennem sine faste samarbejdspartnere kan give rabat ved en samlet pakke, hvor de koordinerer hele firmafesten. Derfor kan det kun anbefales at engagere et eventbureau, hvis man vil have sikkerhed for en succesfuld og komplet firmafest.

Kontakt os allerede i dag på tlf. 6910 3350 for et uforpligtende møde om jeres firmafest.

Lad os tá hånd om jeres firmaevent…

De fleste firmaer afholder en række happenings, fester og receptioner gennem årets løb. Alligevel er det de færreste, som gennem disse arrangementer opnår en egentlig erfaring og ekspertise på området.

I mange virksomheder skifter det tilmed fra år til år, hvilken person der har det overordnede ansvar for det pågældende firmaevent. Det betyder, at man i praksis altid starter “from scratch” og derved bruger unødvendig tid og resurser på endda helt basale, men dog afgørende detaljer for eventets succes og afvikling.

Derfor kan vi kun anbefale, at man som firma gør det, man er bedst til, og lader os som eventbureau tá hånd om jeres firmaevent. Ud fra jeres ønsker skræddersyr vi firmaevent, firmafest, sommerfest, julefrokost, medarbejderdag, jubilæum, reception osv.

Vi sørger for, at jeres arrangement forløber på bedste vis, uanset om det er en stilfærdig reception eller en gigantisk firmafest. I et kompromisløst samspil med vores leverandører og en minutiøs sans for detaljerne sørger vi for, at jeres firmaevent går op i en synergi.

Kontakt os uforpligtende om firmaevent på tlf. 6910 3350 eller info@guco.dk

Ta’ gæsterne eller kollegerne med på et minicruise og få serveret en let middagsanretning eller en lækker 3 retters menu om bord.

Nedenstående er blot nogle eksempler på, hvordan et program kunne se ud. Hvis I selv har idéer til en mere specifik tur, er I velkommen til at kontakte os på tlf. 6910 3350 eller info@guco.dk

Bemærk at opsamlingssted, indhold, catering, varighed mv. alt sammen kan tilpasses jeres ønsker.

Forslag A

1. Afgang kl. 10:00.
2. Sejltur gennem Københavns Havn. Se seværdighederne fra vandsiden f.eks. Fisketorvet, Langebro, Nyhavn, Christianshavn, Operaen, Musikhuset og Den lille havfrue.
3. Under hele turen serveres kaffe/the. Derudover kan diverse drikkevarer tilkøbes.
4. Sejlads til ankerplads umiddelbart nord for København, hvor let middagsanretning serveres.
5. Hjemkomst kl. 14:00.

Pris for op til 12 personer inkl. mad og kaffe/the
10.000 kr. + moms

Forslag B

1. Afgang kl. 17:00.
2. Sejltur til ankerplads nord for København.
3. Under ankerligning serveres lækker 3 retters menu, vin og øvrige drikkevarer tilkøbes.
4. Hjemkomst kl. 20:00.

Pris for op til 12 personer inkl. 3 retters menu
12.500 kr. + moms

Nemt, trygt & billigt…

Ved arrangementer, kurser og firmafester med flere indslag kan det være en god idé at trække på vores erfaring, og lade os samle det hele i én “pakke”. Vi skræddersyr eventet ud fra jeres ønsker og koordinerer det fra start til slut.

På den måde sparer I både tid og penge, og I slipper helt for bekymringer i forhold til alt praktisk og logistisk såsom lyd, lys, scene, transport osv.

En samlet koordinering sikrer en god kommunikation med og mellem alle aktører.

En event-pakke kan bestå af:

1. foredrag/ teambuilding
2. solister/ bands/ DJ
3. underholdning/ stand-up/ konferencier
4. lyd/ lys/ projektor
5. scene/ bagtæppe/ storskærm/ stole/ borde
6. teknikere/ event-team
7. video-, lyd- & fotooptagelse

Kontakt os allerede i dag og få en uforpligtende snak om jeres kommende event på tlf. 6910 3350 eller info@guco.dk

Læs også om:

• Komplet Firmafest
• Eventbureau
• Medarbejderdag
• Showbandet
• Musikalsk Teambuilding

Idéelle omgivelser udgør fundamentet for et godt arrangement. Den rette lokalitet bidrager positivt til helhedsoplevelsen, og hvordan arrangementet sidenhen huskes.

Foredraget eller musikken bliver altid lidt bedre, hvis rammerne er indbydende. Maden synes også at smage bedre osv.

Som arrangør bør man være opmærksom på, hvilke signaler man sender ved at afvikle sit event på en given location.

Måske vælger man et nyt og hipt sted i ønsket om at identificere sig med det moderne og innovative. Eller man viser stabilitet og kompetence med en mere klassisk og eksklusiv lokalitet.

Mulighederne er talrige, og indimellem kan det være nødvendigt at indrette en til anledningen helt særlig event location.

Godt begyndt er som bekendt halvt fuldendt. Start derfor med at kontakte os uforpligtende på tlf. 6910 3350 eller info@guco.dk og lad os i fællesskab finde den idéelle lokalitet til netop jeres arrangement.

Få sikkerhed for en succesfuld firmafest med optimal underholdning

Ved store events med underholdning, spisning, overnatning osv. varetager vi som eventbureau gerne afviklingen af hele firmafesten fra start til slut alt inkl. På den måde sikres en god kommunikation med og mellem alle involverede.

Vi kan med vores erfaring, viden og netværk af dygtige samarbejdspartnere – og i dialog med jer – skabe en unik og sammenhængende firmafest.

Ud fra jeres ønsker og behov sørger vi for den rette lokation, den lækre mad og drikke, flot oppyntning, god og original underholdning, udbytterig teambuilding og foredrag m.v.

Vi designer menu- og bordkort, invitationer, dekorationer, navneskilte m.m. med udgangspunkt i festens tema eller firmaets identitet og danner en smuk og gennemført ramme for jeres event.

Book et møde allerede i dag til en uforpligtende snak om jeres kommende firmafest med underholdning, mad og musik alt inkl. på tlf. 6910 3350 eller info@guco.dk. Eller brug booking-feltet i højre side.

Landsdækkende Eventbureau

Gunnertoft Booking & Management er et landsdækkende full service eventbureau med speciale i firmaevents og musik teambuilding.

Vores eventbureau fungerer som en ”one stop shop” således, at vi leverer og koordinerer alle elementer i jeres event.

Mission

Vi udvikler virksomheders motivation og mentalitet gennem excellente events.

Vision

Ved altid at give vores kunder en ultimativ oplevelse stræber vi efter at være det eventbureau i Danmark med flest tilbagevendende kunder.

Forudsætninger

Grundigt forarbejde, tillid og god kommunikation udgør fundamentet for et succesfuldt event og et godt samarbejde.

Værdier

Vi er ærlige og søger derigennem at skabe tillid og tilfredse ”stamkunder”. Vi stiller høje krav til kvaliteten af alle elementer, og kun det allerbedste er godt nok. Vi arbejder innovativt og giver vores kunder en excellent oplevelse
– hver gang!

Vores arbejdsgang – workflow

1. Research
   Vores vigtigste opgave som eventbureau består i at sætte os grundigt ind i, hvad I som kunde ønsker helt konkret. Hvad er jeres målsætning med eventet? Det er essentielt, at denne del ikke forceres, men at vi afsætter den fornødne tid til at forventningsafstemme og klarlægge det eller de overordnede målsætninger med jeres event.
2. Design
   Når målsætningen er fastlagt, skal eventet designes. Som udgangspunkt arbejdes med brainstorm efter devisen, at ”alt er muligt”. Der kommer som regel flere løsningsforslag på banen, som alle vurderes og afvejes i forhold til målsætningen med fordele og ulemper, indtil det endelige løsningsforslag bliver valgt.
3. Planlægning
   Alle elementer og detaljer i eventet samles og gennemprøves. Forudsigelige komplikationer elimineres og kritiske punkter gennemgås og afprøves. Der udarbejdes en drejebog med tidsplan, arbejdsfordeling, backup-planer, tjeklister m.m. Drejebogen gennemgås minutiøst og alt dobbelttjekkes i detaljer.
4. Eksekvering
   Projektlederen og hele projektteamet er med under hele forløbet ved alle gennemprøvninger og tests af kritiske punkter og sikrer, at jeres event på dagen kører 100% efter drejebogen.
5. Evaluering
   Efter afsluttet event tilbyder vi jer at skræddersy et online evalueringsskema, som giver vigtig information om deltagernes udbytte og tilfredshed med eventet og os som eventbureau samt eventuelle kommentarer.

Kontakt os uforpligtende om jeres kommende event på tlf. 6910 3350 eller info@guco.dk

– – –

Det hele gik superfint og alt klappede perfekt.
Martin Brygmann var et kæmpehit og gæsterne lo og grinede i samtlige 30 min.
Brixen Band spillede fremragende og holdt dansegulvet fyldt fra først til sidst. Esben Just var også supergod.
Tusind tak for hjælpen. Jeg vil helt sikkert vende tilbage, når jeg har behov næste gang.
René Spogárd, Spogárd Holding A/S

Ansvarlighed og kompetence
– skaber succesfulde events

Skal I holde et event eller en firmafest, er det en god idé at samle alle “ingredienserne” i én samlet pakke. Derved sikres god kommunikation mellem alle involverede, så misforståelserne elimineres.

Gunnertoft Booking & Management har mere end 10 års erfaring med management af næsten alle tænkelige arrangementer med musik, underholdning, mad og teambuilding m.m.

Lad os varetage jeres firma event fra start til slut. Derved kan I trække på vores store erfaring og tilmed spare tid og penge. Vi kan som eventbureau klare alt lige fra design af invitationer, oppyntning og catering til booking af musik, underholdning og lydudstyr. I kan trygt slappe af og nyde det, når firma arrangementet gennemføres med sikker hånd.

Vi sætter en ære i at levere management, som opfylder jeres ønsker og behov. Start med at kontakte os uforpligtende på tlf. 6910 3350 eller info@guco.dk og lad os blive en værdifuld sparringspartner og management til jeres næste event.

Sådan gør vi! – filosofien bag eventbureauet »

Gunnertoft & Co har mere end 10 års erfaring med management af næsten alle tænkelige arrangementer