Få en vellykket firmafest
Firmafest Guide
Txt © Guco
Guiden til en succesfuld firmafest
Her følger en kort gennemgang af de væsentligste ting, man skal være opmærksom på som arrangør af en komplet firmafest.
Lokation
Lokationen er det allervigtigste og skaber rammerne om jeres firmafest. Det er det første, man ser ved ankomsten, og det præger alle andre komponenter i firmafesten. Hvis man holder firmafesten i meget smukke og mondæne lokaler, så smager maden også bedre, og musikken synes også at lyde bedre. Men husk et meget smukke omgivelser også stiller større krav til firmafestens øvrige aktiviteter og indhold. Ja, selv invitationerne skal afspejle lokationens kvalitet og beskaffenhed. Vær desuden opmærksom på temperaturen i lokalet under festen – hverken for koldt eller varmt.
Indbydelser og bordkort
En komplet firmafest bliver kun helt komplet med de rette invitationer og bordkort. Firmaets profil og firmafestens lokation og tema bør diktere tryksagernes design og udtryk. Men når det er sagt, er der alt efter temperament frit spil. I de senere år har der været en tendens til, at mange firmaer ønsker at skille sig ud og at gøre tingene på en ny og innovativ facon. Der er med andre ord ikke længere noget med, at “vi plejer”. Tværtimod ønskes der på alle måder nytænkning i firmaet, og det kommer særligt til udtryk ved virksomhedens årlige fest.
Catering
Næstefter lokationen så er maden det vigtigste til en god og komplet firmafest. Men maden signalerer også firmaet og ledelsens image og profil. F.eks. vil alt for traditionel mad vise en virksomhed uden progression, hvor alt er ved det gamle, og man gør tingene, som vi plejer. Med mindre der er tale om et bevidst valgt af klassiske retter eksempelvis stegt flæsk og persillesovs, som for tiden oplever en renæssance og er blevet kult i den yngre del af befolkningen. Omvendt så må maden heller ikke blive for elitær i forhold til firmaets ansatte. Som regel handler det om at “ramme lige i midten” og sikre en menu, som de fleste kan lide. Det samme gælder vinen og øvrige drikkevarer. For både mad og drikke gælder, at det for alt i verden ikke må tage overdreven opmærksomhed og slet ikke blive et negativt samtaleemne under firmafesten. Hvis der er tale om buffet eller andet, som kræver logistik, er det især meget vigtigt, at dette forløber gnidningsfrit uden for lang kø, ventetid o. lign.
Dinnermusik
Alt efter budget og smag kan alle elementer i en komplet firmafest ledsages af musik: Under velkomstdrinks’ne, under middagen, som intimkoncert inden/under desserten, til dans og under natmaden osv. Vælger man musik gennem hele firmafesten, skal man især være opmærksom på, at solistiske instrumenter som sang, saxofon, violin o. lign. kan tiltække for megen opmærksomhed og virke lettere irriterende for gæster, som ønsker at tale sammen. Det er vigtigt som arrangør at skelne mellem baggrundsmusik og den øvrige musik. I forhold til dinnermusikken må denne ikke blive for høj, og er man et lille sted, vil akustiske instrumenter som harpe, guitar og til dels klaver/flygel forplante sig bedre i lokalet og være mere behagelige end forstærkede instrumenter.
Dansemusik
I den komplette firmafest udgør dansemusikken den væsentligste og mest betydningsfulde musik. Utallige kopiorkestre, konceptbands og DJs tilbyder sig. Og det er da også umiddelbart en både bedre og billigere løsning at engagere et kopiorkester, som kan spille alle de kendte hits. Men vælger man at booke et band, som man ikke selv har hørt eller fået anbefalet, er det bedst, hvis man kan få en liveoptagelse fra en af bandets optrædener. På den måde får man hurtigt en idé om stilen og kvaliteten. Vel lyder det aldrig supergodt på f.eks. en iphone-video, men man får alligevel et langt bedre indtryk på en liveoptagelse end en studieoptagelse. I dag kan man jo tune og klippe i det uendelige, så en eventuelt studiedemo slet ikke afspejler, hvad man får i praksis til sin firmafest. Vær i den sammenhæng også opmærksom på, i hvor høj grad en liveoptagelse er efterredigeret. Hvis man har pengene, kan det være en god idé at booke et band med f.eks. to kendte gæstesolister eksempelvis en kvinde og en mand. Hvis disse solister kan godkende musikerne, så har man samtidig en rimelig garanti for, at de spiller ordentligt.
Udsmykning, scene og lys
Det kræver ikke altid så meget, som man tror, at skabe en hyggelig stemning til firmafesten. Med lidt opfindsomhed og den rette lyssætning ved bordene under spisningen og på dansegulvet kommer man langt. Dertil kommer bagtæppe på scenen, loftudsmykning m.m. Det vigtigste er, at man tænker tingene i gennem og sætter penge og tid af til en kreativ udsmykning, som matcher firmafestens tema og anledning.
Underholdning
En komplet firmafest med stil byder naturligvis på god underholdning. Det kan være alt lige fra stand-up, komik, trylleri til musik og teambuilding. Decideret foredrag hører ikke til på en festaften – heller ikke selvom det er en kendt person som eksempelvis Ulrik Wilbek eller B.S. Christiansen. Gem det til kurset eller medarbejderdagen. Ligesom med maden markerer også underholdningen til jeres firmafest firmaets stil og sender nogle klare signaler om virksomhedens identitet. Derfor et det f.eks. vigtigt ikke at engagere afdankede kunstnere, som toppede for to år siden. Da er det bedre med et “ubeskrevet blad” på vej frem. Find noget som rammer bredt og ikke bliver for plat.
Brug et eventbureau
I kan sagtens selv arrangere jeres firmafest, men det kræver meget forberedelse. Arbejder man til daglig med helt andre ting, har man slet ingen forudsætninger, hvorfor man helt sikkert ender med at bruge mere tid og vælge dårligere løsninger end et professionelt eventbureau. Dertil kommer, at et eventbureau gennem sine faste samarbejdspartnere kan give rabat ved en samlet pakke, hvor de koordinerer hele firmafesten. Derfor kan det kun anbefales at engagere et eventbureau, hvis man vil have sikkerhed for en succesfuld og komplet firmafest.
